クリニックの経営に関するお悩みの中でも、経理・会計業務に関するお悩みを抱えていらっしゃる院長先生も多いと存じます。

自社の経営状況の把握のためには経営数値の適切な管理は非常に重要ですが、
お忙しい医院経営者の先生方は「なかなか経理・会計業務に時間を割くことができない…」というのが実際のところではないでしょうか？

クリニック・病医院の経営において、経理のミスによって考えられるトラブル、ミスの予防のために準備できることを解説していきます。
 

①会計ソフトへのデータ入力で起こりがちなミス

世の中には様々な会計ソフトが存在し、幅広く利用されていますが、近年はその性能もかなり向上してきています。
効率化を期待できる会計ソフトですが、やり方によっては逆に非効率になる、ミスが多発してしまうという側面もあります。

クリニック・病医院においてよく起こりがちな具体的なミスとしては 

◆領収書の書き間違いで売上を二重計上してしまった ◆「何の」売上なのかを間違ってしまった ◆在庫の計上が漏れてしまった ◆もうない固定資産を、帳簿に残したままにしてしまった ◆経費の領収書を紛失してしまった

などがあります。

このミスの理由は、院長先生やそのご家族が本業と経理の兼務をしているため十分な確認ができていない、専門知識がない…など、多種多様です。

②入力をご家族にお任せしている時、注意すべきことは？

クリニック・病医院において、「会計ソフトへの入力をご家族にお願いしている」というケースは頻繁に見られますが、
実は会計ソフトの入力業務は簡単ではありません。

その理由の一つとして会計ソフトへの入力とはいえ専門知識が必要であるという点が挙げられます。

例えば仕訳業務はそもそも「貸方」「借方」の意味を理解する必要があり、また各項目が何を示すのか、
どの事柄がどの項目に当てはまるのかを理解している必要があります。

そのため、会計ソフトへの入力を単純業務だと理解し、ご家族に入力をお願いしていると、
専門家視点で確認した際に数多くのミスが生まれている可能性があります。

次段落では具体的なミスについて、そしてミスが生み出すトラブルについてご説明いたします。

③こんなトラブルに発展するケースも

前段落でも述べましたが、そもそも素人による会計ソフトへの入力にはミスがつきものです。
専門用語の理解不足による記入欄のミス、金額不一致、ズレ等、経理上のミスは枚挙にいとまがありません。

記入ミスによる金額のずれは数百万円になる場合もあり、医院経営に甚大な影響を与えかねません。

また、自社の経理を担う会計ソフトへの入力を一人に任せることの危険性は意外と高いものです。
クリニック・病医院では特に実務スタッフが重視され、経理はおろそかになりがちです。

しかし、経理のズレやミス、不正は経営方針の誤選択に繋がるだけでなく、医院の存亡の危機に陥る可能性もあります。
やはり、自院の経営状況を正確に把握するためには、経には経理担当の”正しい確保”は必要不可欠です。

④経理のミスを防ぐために

この章では経理上のミスを防ぎ、会社を危機に陥らせないようにする方法についてご説明いたします。

(1)監査の体制を整えよう

ご家族に会計ソフトの入力をお任せすることは、実際に数多くのクリニック・病医院で行われておりますし、一般的なケースです。

ただし、「経理を一人に任せる」ことの危険性は高いと上記の事例でご理解いただけたと思います。
診療所クラスの医療機関では資源が限られるため、「再チェック」「監査」の体制を整えるのは難題に感じるかもしれませんが、
ミスや不正が判明した時の影響の甚大さを考えると、監査体制を整えることは非常に重要です。

ミスを減らし、不正を無くすためにも体制を整えましょう。

(2)しっかりマニュアルを作ろう

 専門家でない人に会計ソフトへの入力を依頼する場合、個人の力量に一任してしまうと
ミスを生み出す危険性が高まります。

どこに何をどのように入力するべきか、共通のマニュアルを事前に用意し、
共有することがミスの削減に繋がります。

(3)専門家への外注という選択肢も？

とはいうものの、人員の余力がない中で監査体制を整えることは困難であり、マニュアルを作成することも多くの手間がかかり、即効性はありません。
また、会計・経理に知見のある専門スタッフを採用するにしても、監査体制を整えるために経費が多くかかり、結局費用が高くつく。
そのような本末転倒に陥ることより、初めから専門家に依頼し、本業に集中するのも一つの手法ではないでしょうか。

以上ご説明した方法は例示でしかなく、皆様の状況によって最善の方法は個々に異なります。
ぜひ、まずは皆様自身の状況についてご相談ください。

⑤お問い合わせ

当社では、こうしたクリニック・病医院経営者様の会計・経理に関するのお悩みの解決をサポートいたします。

貴社の環境に応じて、必要なサポートを様々ご提案させていただいております。

もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。